Iiden ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 31.7.2026
Viimeksi päivitetty: 31.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

Iiden ry
Y-tunnus: 1550549-0
Postiosoite: Kirkkopuistonkatu 17 L 4, 74100 Iisalmi
Verkkosivusto: www.iiden.fi
Sähköposti: info@iiden.fi
Puhelin: 044 246 6947

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Miia Meronen
Sähköposti: info@iiden.fi
Puhelin: 044 246 6947

3. Rekisterin nimi

Iiden ry:n jäsenrekisteri.

Rekisteri sisältää tiedot Iiden ry:n:

  • yleisöjäsenistä eli henkilöjäsenistä

  • yritys- ja yhteisöjäsenistä

  • yrittäjäjärjestöjäsenistä

  • kannattajajäsenistä

  • kiinteistönomistajajäsenistä

  • muista yhdistyksen sääntöjen mukaisista jäsenistä

  • yhteisöjäsenten yhteyshenkilöistä ja jäsenkirjeen vastaanottajista.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • jäsenhakemusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn

  • jäseneksi hyväksymiseen

  • jäsenluettelon ja jäsenrekisterin ylläpitämiseen

  • jäsenyyden hallinnointiin

  • jäsenlajin ja jäsenmaksun määrittämiseen

  • jäsenmaksujen laskuttamiseen ja maksujen seurantaan

  • jäsenyyteen liittyvään yhteydenpitoon

  • jäsenlajin mukaisten jäsenkirjeiden lähettämiseen

  • jäsenetujen, tapahtumien, kampanjoiden, kokousten ja vaikuttamismahdollisuuksien viestintään

  • jäsenkyselyiden toteuttamiseen

  • yhteisöjäsenten jäsenyyteen liittyvän näkyvyyden toteuttamiseen

  • yhteistyön ja jäsenpalveluiden järjestämiseen

  • yhdistyksen jäsenmäärän ja jäsenrakenteen seurantaan

  • kirjanpitoon ja muihin lakisääteisiin velvoitteisiin.

Yleisöjäsenille ja yhteisöjäsenille lähetetään omat, jäsenlajin mukaiset jäsenkirjeet. Jäsenkirje on osa jäsenyyteen kuuluvaa jäsenviestintää.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä jäsenluetteloa, johon merkitään vähintään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. 

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  • jäsenyyttä koskevan sopimussuhteen ja jäsenpalveluiden hoitamiseen

  • Iiden ry:n lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

  • Iiden ry:n oikeutettuun etuun hoitaa yhdistyksen jäsenyyttä, jäsenviestintää, laskutusta ja normaalia toimintaa

  • rekisteröidyn suostumukseen silloin, kun käsittely edellyttää erillistä suostumusta.

Jäsenlajin mukainen jäsenkirje ja jäsenyyteen liittyvät tiedotteet lähetetään jäsenyyden perusteella. Niitä ei käsitellä jäsenyydestä erillisenä uutiskirjetilauksena.

6. Rekisterissä käsiteltävät tiedot

Yleisöjäsenistä käsiteltävät tiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi

  • kotipaikka

  • postiosoite

  • sähköpostiosoite

  • puhelinnumero

  • jäsenlaji

  • jäsenhakemuksen päivämäärä

  • jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä

  • jäseneksi hyväksymistä koskevat tiedot

  • jäsenmaksujen laskutus- ja maksutiedot

  • tieto jäsenyyden ehtojen hyväksymisestä

  • jäsenviestinnän toimittamiseen tarvittavat tiedot

  • tieto siitä, mistä henkilö sai tiedon jäsenyydestä, jos tämä kysytään vapaaehtoisena tietona

  • muut jäsenen itse ilmoittamat jäsenyyden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Yhteisöjäsenistä ja niiden yhteyshenkilöistä käsiteltävät tiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • yrityksen tai organisaation markkinoinnissa käyttämä nimi

  • yrityksen tai organisaation virallinen nimi

  • Y-tunnus

  • toimiala

  • jäsenyysmuoto ja jäsenmaksuluokka

  • jäsenmaksun määrittämiseen tarvittava henkilöstömäärää tai kiinteistön kokoa koskeva luokka

  • yhteyshenkilön nimi

  • yhteyshenkilön sähköpostiosoite

  • yhteyshenkilön puhelinnumero

  • muiden jäsenkirjeen vastaanottajiksi ilmoitettujen henkilöiden sähköpostiosoitteet

  • käyntiosoite

  • postiosoite

  • laskutusosoite ja laskutustapa

  • verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus

  • verkkosivuston osoite

  • Facebook-sivun osoite

  • Instagram-tilin nimi tai osoite

  • jäsenhakemuksen päivämäärä

  • jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä

  • jäseneksi hyväksymistä koskevat tiedot

  • jäsenmaksujen laskutus- ja maksutiedot

  • yhteisön itse ilmoittamat muut jäsenyyden hoitamiseen liittyvät tiedot.

Yrityksen tai organisaation tiedot eivät kaikissa tilanteissa ole henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan niihin tietoihin, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, kuten yhteyshenkilöön tai yksityiseen elinkeinonharjoittajaan.

Avoimiin tekstikenttiin ei tule ilmoittaa tarpeettomia tai arkaluonteisia henkilötietoja.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti:

  • jäseneltä tai jäseneksi hakevalta henkilöltä itseltään

  • yhteisöjäsenen valtuuttamalta yhteyshenkilöltä

  • sähköisiltä tai paperisilta jäsenhakemuslomakkeilta

  • jäsenen jäsenyyden aikana ilmoittamista muutoksista

  • jäsenmaksujen laskutus- ja maksutiedoista

  • Iiden ry:n jäsenyyttä koskevista päätöksistä

  • julkisista organisaatiotiedoista silloin, kun tietoja täydennetään jäsenyyden hoitamiseksi.

8. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Iiden ry:ssä vain ne henkilöt, joiden tehtäviin kuuluvat:

  • jäsenasioiden hoitaminen

  • jäsenviestintä

  • laskutus ja taloushallinto

  • yhdistyksen hallinto

  • tietojärjestelmien ylläpito.

Tietoja voidaan käsitellä Iiden ry:n käyttämissä palveluissa ja niiden palveluntarjoajien toimesta, esimerkiksi:

  • Mailchimp-lomake- ja sähköpostiviestintäpalvelussa

  • jäsenrekisteri- tai tiedonhallintajärjestelmässä

  • sähköpostipalvelussa

  • laskutus- ja taloushallintopalvelu Procountorissa

  • verkkosivupalvelussa

  • pilvitallennuspalvelussa.

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Iiden ry:n lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa kirjanpitäjälle, laskutuspalvelulle tai viranomaiselle silloin, kun se on tarpeen jäsenyyden, laskutuksen, kirjanpidon tai lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi.

Jäsenrekisterin henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille niiden omaa markkinointia varten.

9. Tietojen julkaiseminen ja yhteisöjäsenten näkyvyys

Yhteisöjäsenen organisaation nimi, verkkosivusto, sosiaalisen median osoitteet, logo tai muut sovitut organisaatiotiedot voidaan julkaista Iiden ry:n verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, jäsenviestinnässä tai muissa viestintäkanavissa osana yhteisöjäsenyyteen kuuluvaa näkyvyyttä.

Yhteyshenkilön nimeä, henkilökohtaista sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa ei julkaista ilman erillistä perustetta tai suostumusta.

10. Tietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Iiden ry käyttää jäsenhakemusten ja jäsenviestinnän toteuttamiseen Mailchimp-palvelua.

Mailchimp on yhdysvaltalainen palvelu, ja sen kautta käsiteltäviä henkilötietoja voidaan siirtää tai tallentaa Yhdysvaltoihin. Mailchimpin mukaan eurooppalaisten henkilötietojen siirroissa käytetään muun muassa EU–Yhdysvallat-tietosuojakehystä ja Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita. 

Muiden palveluntarjoajien mahdolliset EU- tai ETA-alueen ulkopuoliset siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisin siirtoperustein ja asianmukaisin suojatoimin.

11. Henkilötietojen säilytysajat

Jäsenen tietoja säilytetään jäsenyyden ajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen:

  • yhteystietoja ja jäsenyyttä koskevia tietoja säilytetään enintään kaksi vuotta jäsenyyden päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeudellisen vaatimuksen tai muun perustellun syyn vuoksi

  • laskutus-, maksu- ja kirjanpitotietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan

  • jäsenyyden päättymistä ja jäsenmaksuja koskevia tietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin se on tarpeen mahdollisten saatavien tai oikeudellisten vaatimusten selvittämiseksi

  • jäsenhakemus, joka ei johda jäsenyyteen, poistetaan viimeistään kuuden kuukauden kuluttua asian ratkaisemisesta, ellei säilyttämiselle ole erityistä perustetta

  • jäsenkirjeen vastaanottajalistalta poistetaan henkilö, kun hänen asemansa yhteisöjäsenen yhteyshenkilönä tai jäsenkirjeen vastaanottajana päättyy.

Iiden ry tarkistaa tietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistaa tarpeettomat tiedot. Rekisterinpitäjän tulee suunnitella ja pystyä perustelemaan säilytysajat. 

12. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Sähköisiä tietoja suojataan tarkoituksenmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten:

  • henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla

  • vahvoilla salasanoilla

  • monivaiheisella tunnistautumisella silloin, kun palvelu mahdollistaa sen

  • käyttöoikeuksien rajaamisella

  • laitteiden ja ohjelmistojen tietoturvapäivityksillä

  • asianmukaisilla varmuuskopioilla

  • henkilötietojen käsittelyn rajaamisella henkilöihin, joiden tehtäviin se kuuluu.

Mahdolliset paperiasiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Pääsy jäsenrekisteriin tulee rajata niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen. 

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön ja käsittelyperusteen mukaan oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

  • tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista

  • pyytää henkilötietojensa poistamista

  • pyytää käsittelyn rajoittamista

  • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä

  • peruuttaa antamansa suostumus

  • saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa

  • tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Tietojen poistamista koskeva oikeus ei koske tietoja, joita Iiden ry:n täytyy säilyttää lakisääteisen velvoitteen, kirjanpidon, jäsenluettelon tai oikeudellisen vaatimuksen vuoksi.

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen:

info@iiden.fi

Iiden ry voi pyytää tarpeellisia lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi rekisteröidylle oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Jäsenlajin perusteella tapahtuva jäsenkirjeen valinta ei ole tällaista automaattista päätöksentekoa.

15. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Iiden ry voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, jäsenpalveluiden, tietojärjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Iiden ry:n verkkosivuilla.